Trong nhiều năm, máy in Heidelberg của chúng tôi đã là xương sống cho hoạt động in ấn của chúng tôi—đáng tin cậy, bền bỉ và hoàn hảo cho việc in ấn số lượng lớn, duy trì hoạt động kinh doanh cốt lõi của chúng tôi. Nhưng gần đây, thị trường đã thay đổi: khách hàng mong muốn sự linh hoạt hơn, những điểm nhấn riêng biệt và số lượng in ít hơn bao giờ hết. Việc bổ sung máy in Konica Minolta mới không phải là để thay thế máy Heidelberg—mà là để lấp đầy những khoảng trống mà chúng tôi không thể bỏ qua. Thành thật mà nói, có ba lý do khiến quyết định này trở nên dễ dàng: sự gia tăng bao bì lô nhỏ yêu cầu, người dùng thân thiện đáng ngạc nhiên hướng dẫn sử dụngvà một cách hợp lý hướng dẫn cài đặt giúp giảm thiểu thời gian chết xuống mức tối thiểu.
Thực tế mà nói, máy in Heidelberg của chúng tôi là cỗ máy làm việc hiệu quả cho những công việc lớn. In hơn 10.000 hộp? Nhanh chóng, ổn định và tiết kiệm chi phí. Nhưng trong năm qua, hết khách hàng này đến khách hàng khác đều yêu cầu in 500, 300, thậm chí 100 hộp theo yêu cầu: các thương hiệu cà phê thủ công thử nghiệm hương vị mới, các dòng sản phẩm chăm sóc da cao cấp ra mắt phiên bản giới hạn, các tiệm bánh địa phương cần bao bì độc đáo cho đám cưới. Máy in Heidelberg không được thiết kế cho mục đích đó.
Việc thay khuôn, tinh chỉnh hồ sơ màu và hiệu chuẩn cho số lượng nhỏ mất rất nhiều thời gian—riêng việc thiết lập đã có thể ngốn mất nửa ngày, và những lãng phí (in lỗi, chạy thử) khiến những đơn hàng nhỏ gần như không có lãi. Điều này gây khó chịu cho chúng tôi và cả những khách hàng cần thời gian xử lý nhanh chóng. Nhưng Konica Minolta thì sao? Nó được thiết kế cho chính tình huống này. Các bộ phận thay thế nhanh chóng giúp giảm 40% thời gian thiết lập, và giữ màu hoàn hảo ngay cả với những lô hàng nhỏ chỉ 100 chiếc. Gần đây, chúng tôi đã hoàn thành 300 hộp sô cô la vẽ tay trong 8 giờ—một việc mà nếu dùng máy Heidelberg sẽ mất 16 giờ, với lượng giấy lãng phí ít hơn rất nhiều. Cuối cùng, chúng tôi có thể đồng ý với các yêu cầu in số lượng nhỏ mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Máy in chỉ hữu ích nếu đội ngũ của bạn biết vận hành—và hãy nói về hướng dẫn sử dụng máy in Heidelberg. Nó dày cộp, mang tính kỹ thuật và đầy rẫy thuật ngữ chuyên ngành, cứ như được viết cho kỹ sư chứ không phải thợ in. Việc đào tạo một nhân viên mới về máy in Heidelberg thường mất 4–6 tuần; ngay cả những nhân viên giàu kinh nghiệm cũng phải lật giở các trang giấy trong 20 phút chỉ để khắc phục một lỗi màu đơn giản. Vào mùa cao điểm, sự chậm trễ đó đồng nghĩa với việc bỏ lỡ thời hạn hoặc mắc phải những sai lầm tốn kém.
Konica Minolta hướng dẫn sử dụng là một bước đột phá. Nó không chỉ là một cuốn cẩm nang hướng dẫn chi tiết từng bước—mà còn có các sơ đồ hướng dẫn từng bước, liên kết đến các video hướng dẫn ngắn (để bạn có thể xem thay vì đọc), và quy trình làm việc được đơn giản hóa cho các tác vụ phổ biến (như thiết lập bao bì lô nhỏ). Nhân viên mới đã nắm bắt được các chức năng cơ bản trong một tuần, và đến tuần thứ hai, họ đã có thể tự mình xử lý các công việc lô nhỏ. Phần xử lý sự cố thậm chí còn nêu ra các vấn đề cụ thể đối với các đơn hàng nhỏ—như sự không đồng nhất màu sắc trong các bản in số lượng ít—để chúng tôi không mất thời gian đoán mò. Thật tuyệt vời khi có một cuốn cẩm nang được thiết kế dựa trên cách chúng tôi thực sự làm việc, chứ không phải cách các kỹ sư nghĩ chúng tôi nên công việc.
Chúng tôi đã rất lo lắng khi lắp đặt một máy in mới—lần trước (với máy Heidelberg), hướng dẫn lắp đặt khá mơ hồ. Nó không nêu rõ diện tích sàn, nhu cầu điện năng, hay công tác chuẩn bị trước khi lắp đặt. Cuối cùng, chúng tôi phải cải tạo xưởng giữa chừng, khiến mọi thứ bị chậm trễ 3 tuần và làm đảo lộn tiến độ sản xuất. Lần này, chúng tôi cầu mong mọi chuyện tốt đẹp hơn—và Konica Minolta đã đáp ứng.
Của họ hướng dẫn cài đặt đã liệt kê chi tiết từng bước: diện tích sàn 30 mét vuông, nguồn điện 220V/30A, thậm chí cả loại kết nối khí nén chính xác mà chúng tôi cần. Nó bao gồm một lịch trình từng ngày, vì vậy chúng tôi có thể lên lịch lắp đặt vào ca đêm (khi máy Heidelberg không hoạt động) để tránh gián đoạn. Từ lúc mở thùng đến hiệu chuẩn đầy đủ, toàn bộ quá trình mất 5 ngày—không có bất ngờ, không có sửa chữa phút chót. Hướng dẫn thậm chí còn có danh sách kiểm tra sau khi lắp đặt để đảm bảo máy in đạt tiêu chuẩn chất lượng. Chúng tôi đã in các đơn hàng số lượng nhỏ trong vòng một tuần sau khi lắp đặt—điều mà chúng tôi chưa bao giờ nghĩ là có thể với một chiếc máy mới.
Việc mua máy Konica Minolta không làm cho máy Heidelberg của chúng tôi lỗi thời—mà nó còn giúp toàn bộ hoạt động của chúng tôi mạnh mẽ hơn. Máy Heidelberg vẫn xử lý được những đơn hàng lớn, khối lượng lớn giúp chúng tôi duy trì hoạt động, trong khi Konica Minolta xử lý tốt các yêu cầu đóng gói số lượng nhỏ vốn từng là một cơn đau đầu. Thêm vào đó là hướng dẫn sử dụng trực quan giúp giảm một nửa thời gian đào tạo và hướng dẫn cài đặt thực sự tuân thủ đúng tiến độ sản xuất của chúng tôi, thì đây không phải là một khoản mua sắm "có cũng được"—mà là điều bắt buộc.
Giờ đây, chúng tôi có thể phục vụ tất cả mọi người: từ các thương hiệu lớn cần 50.000 hộp đến các công ty khởi nghiệp địa phương đang thử nghiệm 200 hộp. Sự linh hoạt đó? Chính là yếu tố giúp chúng tôi dẫn đầu trong một thị trường mà khách hàng không chỉ cần bản in mà còn cần những giải pháp phù hợp với nhu cầu của họ.
